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準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品

(一)會(huì)議資料的類(lèi)型和準(zhǔn)備

1.會(huì)議資料的類(lèi)型

(1)來(lái)賓資料：會(huì)議手冊(cè)、宣傳材料、會(huì)議管理性材料。

(2)會(huì)議資料：開(kāi)會(huì)的請(qǐng)示、提交會(huì)議審批的文件、會(huì)上用的文件、會(huì)議宣傳性文件。

(3)溝通資料：來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

2.會(huì)議資料的準(zhǔn)備

(1)來(lái)賓資料袋內(nèi)容：會(huì)議手冊(cè)、會(huì)議文件資料、分組名單、筆記本、文具、代表證、房號(hào)、餐券等。

(2)會(huì)務(wù)資料內(nèi)容：接站一覽表、來(lái)賓登記表、住宿登記表、用餐分組表、訂票登記表、會(huì)議討論分組表、會(huì)務(wù)組成員通訊錄。

(3)溝通資料內(nèi)容：會(huì)議參考文件、會(huì)議宣傳文件資料、各種記錄、各種會(huì)議協(xié)議和合同以及相關(guān)資料。

(二)會(huì)議用品的類(lèi)型和準(zhǔn)備

1.會(huì)議用品的類(lèi)型

(1)必備用品和設(shè)備是指各類(lèi)會(huì)議都需要的用品和設(shè)備。

1)會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備主要包括燈光設(shè)備、音響設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像等設(shè)

備，以及必要的安全設(shè)施等。

2)常用物資有電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DVD、膠卷、飲用水、一次性水杯、電池、裁紙刀、剪刀、膠帶紙、雙面膠、回形針、大頭針、膠水、白板筆、白粉筆等。

(2)特殊用品是指一些特殊類(lèi)型的會(huì)議所需的用品和設(shè)備。例如，選舉會(huì)議、談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議經(jīng)常需要的特殊用品和設(shè)備有張貼畫(huà)、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺(tái)展板、簽字用具等。

2.會(huì)議用品的準(zhǔn)備

(1)檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開(kāi)機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)預(yù)熱或預(yù)冷。

(2)檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

(3)檢查黑板、白板，確保已擦干凈，要準(zhǔn)備好粉筆、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外來(lái)人參加會(huì)議，要擺放好姓名牌，注意文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。

(5)在每人座位前擺放紙筆。

(6)多媒體電視需要安放投影機(jī)、屏幕、錄音設(shè)備等。

(7)如果有選舉、表決的議程，需要準(zhǔn)備好投票箱、計(jì)數(shù)設(shè)備;如果有表彰的議程，還需準(zhǔn)備好獎(jiǎng)勵(lì)用品。

(8)會(huì)期較長(zhǎng)的會(huì)議，要安排好茶水飲料，并指定專人服務(wù)。

(9)如果是電話、廣播會(huì)議，須提前檢查線路，保證音響效果良好。

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