什么是涉外秘書(shū)

在國(guó)外，涉外秘書(shū)一般是在出口企業(yè)、外國(guó)企業(yè)、私人企業(yè)或合資企業(yè)中工作，他們要和全球范圍內(nèi)的客戶聯(lián)絡(luò)和提供服務(wù)，他們的工作是國(guó)際化的，也是非常重要的。

在我國(guó)，涉外秘書(shū)是指在“三資”企業(yè)，外國(guó)駐華機(jī)構(gòu)，我國(guó)涉外單位、部門(mén)供職的秘書(shū)，是改革開(kāi)放以后產(chǎn)生的新型的外向型、復(fù)合型秘書(shū)，他們掌握一門(mén)以上外語(yǔ)，能操作辦公自動(dòng)化設(shè)備，懂經(jīng)濟(jì)、懂法律、掌握秘書(shū)工作理論和技能，是輔助上司實(shí)施管理的專門(mén)人才。

我們先來(lái)看看《the Oxford English Dictionary》是如何詳細(xì)解釋 “涉外秘書(shū)” 的。

1 one who is entrusted with private or secret matters;2 one who se office it is to write for another; esp. one who is employed to conduct correspondence， to keep records， and usually to transact various other business， for another person or for a society， corporation， or public body.

秘書(shū)涉外禮儀指導(dǎo)

一、世界各國(guó)禁忌

1. 涉外活動(dòng)言行忌

舉止忌： 嚴(yán)忌姿勢(shì)歪斜，手舞足蹈，以手指人，拉拉扯扯，相距過(guò)近，左顧右盼，目視遠(yuǎn)處，頻頻看表，舒伸懶腰，玩弄東西，抓耳撓腮。

忌話忌： 嚴(yán)忌荒唐淫穢，他人履歷，女子私事，工資收入，私人財(cái)產(chǎn)，衣飾價(jià)值，批評(píng)尊長(zhǎng)，非議宗教，嘲弄異俗。

語(yǔ)氣忌： 嚴(yán)忌大聲辯論，高談闊論，惡言惡語(yǔ)，尋根問(wèn)底，爭(zhēng)吵辱罵，出言不遜。

禮遇忌： 嚴(yán)忌冷落他人，獨(dú)談到底，輕易表態(tài)，打斷異議，糾纏不止，隨意插話，隨意辭別。

2. 涉外活動(dòng)拍照忌

在涉外活動(dòng)中，人們?cè)谂恼諘r(shí)，必須不能犯特定國(guó)家、地區(qū)、民族的禁忌。凡在邊境口岸、機(jī)場(chǎng)、博物館、住宅私室、新產(chǎn)品與新科技展覽會(huì)、珍貴文物展覽館等處，嚴(yán)忌隨意拍照。在被允許情況下，對(duì)古畫(huà)及其它古文物進(jìn)行拍照時(shí)，嚴(yán)忌使用閃光燈。凡在“禁止拍照” 標(biāo)志的地方或地區(qū)，人們應(yīng)自覺(jué)忌諱拍照。通常情況下，應(yīng)忌諱給不相識(shí)的人(特別是 女子)拍照。

3. 涉外活動(dòng)衛(wèi)生忌

個(gè)人衛(wèi)生： 忌蓬頭垢面，忌衣裝鞋帽或領(lǐng)口袖口不潔。在正式場(chǎng)合，忌諱挖眼屎、擤鼻涕、 　摳鼻孔、挖耳穢、剔牙齒、剪指甲等不衛(wèi)生的動(dòng)作�；加袀魅静〉娜藝�(yán)忌參加外事活動(dòng)。

環(huán)境衛(wèi)生： 切忌隨地吐痰、亂彈煙灰、亂丟果皮紙屑或其它不潔之物，忌諱把雨具及鞋下的泥水、泥巴等帶入室內(nèi)，忌諱把痰盂等不潔器具放在室內(nèi)醒目的地方。

二、涉外參觀的禮儀

(一)外賓參觀禮儀安排參觀游覽要注意如下幾項(xiàng)工作。

1.項(xiàng)目的選定。參觀游覽項(xiàng)目的選擇主要考慮以下幾個(gè)因素：①訪問(wèn)目的、性質(zhì)，以使參觀項(xiàng)目的安排具有一定針對(duì)性。②客人的意愿與興趣及特點(diǎn)。③結(jié)合當(dāng)?shù)貙?shí)際情況，選定某些參觀的項(xiàng)目。

在選擇參觀訪項(xiàng)目時(shí)，還應(yīng)考慮到的是：

1) 盡可能與業(yè)務(wù)會(huì)談相配合。例如，會(huì)談中涉及某些合作項(xiàng)目，而參觀 某相關(guān)單位可有助于對(duì)情況和問(wèn)題的了解。

2) 為使來(lái)訪者進(jìn)一步了解補(bǔ)訪問(wèn)國(guó)的基本情況，安排參觀具有比較典型意義的地方或單位。例如，對(duì)于我國(guó)當(dāng)前改革開(kāi)放的情況，許多外賓很想深入了解，就可以根據(jù)對(duì)方的要求，安排他們?nèi)ヌ貐^(qū)或開(kāi)發(fā)區(qū)訪問(wèn)，組織他們參觀相應(yīng)的單位。

3)根據(jù)來(lái)訪者的專業(yè)、興趣、愛(ài)好與愿望，安排相應(yīng)的參觀單位。科學(xué) 有可以參觀訪問(wèn)科研單位，醫(yī)生可以看醫(yī)療保健事業(yè)，等等。

4) 對(duì)于某些女賓，可根據(jù)其興趣，參觀社會(huì)福利、文化藝術(shù)、婦幼保健等項(xiàng)目。

2.安排布置。項(xiàng)目確定之后，應(yīng)作出詳細(xì)計(jì)劃，向被接待單位交代清楚，并告知全體接待人員。

3.陪同。按國(guó)際交往禮節(jié)，外賓前往參觀時(shí)，一般都有身份相應(yīng)的人員陪同，如有身份高的主人陪同，應(yīng)提前通知對(duì)方。

4.介紹情況。參觀工農(nóng)業(yè)項(xiàng)目，一般是邊看邊介紹，有保密的內(nèi)容不要介紹。參觀項(xiàng)目概況盡可能事先發(fā)給書(shū)面材料，節(jié)約參觀介紹時(shí)間，讓客人盡可能多的實(shí)地參觀。陪同人員要了解外賓要求，對(duì)外賓可能提出的各種問(wèn)題有所準(zhǔn)備，不要一問(wèn)三不知。

5.攝影。通�？梢詤⒂^的地方都允許攝影。遇到不讓攝影的項(xiàng)目，應(yīng)先向來(lái)賓說(shuō)明，并在現(xiàn)場(chǎng)豎外文的說(shuō)明標(biāo)志。

6、用餐安排。參觀地點(diǎn)遠(yuǎn)，或是外出游覽，要考慮用餐時(shí)間和地點(diǎn)，如果郊游，則應(yīng)準(zhǔn)備食品、飲料、餐具等等。有的地方還要預(yù)訂休息室。

(二)出國(guó)參觀的禮儀。出國(guó)參觀所提出的參觀項(xiàng)目，要符合訪問(wèn)目的，但也要客隨主便，不要強(qiáng)人所難。參觀過(guò)程中，可以廣泛接觸，交談，以增進(jìn)了解，增進(jìn)友誼。同時(shí)也要注意對(duì)方的風(fēng)俗和宗教習(xí)慣。如要拍照，需事先向接待人員了解有無(wú)禁止攝影的規(guī)定。參觀完畢，向主人表示感謝。如主人在門(mén)口送行，上車(chē)之后，應(yīng)揮手致意。

這里談的不是一般的旅游觀光，而是作為禮賓活動(dòng)的參觀訪問(wèn)。

三、商務(wù)剪彩儀式

(一)商務(wù)剪彩儀式所需用品

剪彩儀式上所需使用某些特殊用具，諸如紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤(pán)以及紅色地毯，請(qǐng)儀式的主辦方仔細(xì)地進(jìn)行選擇與準(zhǔn)備。

紅色緞帶，亦即剪彩儀式之中的“彩”。作為主角，它自然是萬(wàn)眾矚目之處。按照傳統(tǒng)作法，它應(yīng)當(dāng)由一整匹未曾使用過(guò)的紅色綢緞，在中間結(jié)成數(shù)朵花團(tuán)而成。目前，有些單位為了厲行節(jié)約，而代之以長(zhǎng)度為兩米左右的細(xì)窄的紅色緞帶，或者以紅布條、紅線繩、紅紙條作為其變通，也是可行的。一般來(lái)說(shuō)，紅色緞帶上所結(jié)的花團(tuán)，不僅要生動(dòng)、碩大、醒目，而且其具體數(shù)目往往還同現(xiàn)場(chǎng)剪彩者的人數(shù)直接相關(guān)。循例，紅色緞帶上所結(jié)的花團(tuán)的具體數(shù)目有兩類模式可依。其一，是花團(tuán)的數(shù)目較場(chǎng)剪彩者的人數(shù)多上一個(gè)。其二，是花團(tuán)的數(shù)目較現(xiàn)場(chǎng)剪彩者的人數(shù)少上一個(gè)。前者可使每位剪彩者總是處于兩朵花團(tuán)之間，尤顯正式。后者則不同常規(guī)，亦有新意。

新剪刀，是專供剪彩者在剪彩儀式上正式剪彩時(shí)所使用的。它必須是每位現(xiàn)場(chǎng)剪彩人手一把，而且必須嶄新、鋒利而順手。事先，一定要逐把檢查一下將被用以剪彩的剪刀是否已經(jīng)開(kāi)刃，好不好用。務(wù)必要確保剪彩者在以之正式剪彩時(shí)，可以“手起刀落”，一舉成功，而切勿一再補(bǔ)刀。在剪彩儀式結(jié)束后，主辦方可將每位剪彩者所使用的剪刀經(jīng)過(guò)包裝之后，送給對(duì)方以資紀(jì)念。

白色薄紗手套，是專為剪彩者所準(zhǔn)備的。在正式的剪彩儀式上，剪彩者剪彩時(shí)最好每人戴上一副白色薄紗手套，以示鄭重其事。在準(zhǔn)備白色薄紗手套時(shí)，除了要確保其數(shù)量充足之外，還須使之大小適度、嶄新平整、潔白無(wú)瑕。有時(shí)，亦可不準(zhǔn)備白色薄紗手套。

托盤(pán)，在剪彩儀式上是托在禮儀小姐手中，用作盛放紅色緞帶、剪刀、白色薄紗手套的。在剪彩儀式上所使用的托盤(pán)，最好是嶄新的、潔凈的。它通常首選銀色的不銹鋼制品。為了顯示正規(guī)，可在使用時(shí)上鋪紅色絨布或綢布。就其數(shù)量而論，在剪彩時(shí)，可以一只托盤(pán)依次向各位剪彩者提供剪刀與手套，并同時(shí)盛放紅色緞帶;也可以為每一位剪彩者配置一只專為其服務(wù)的托盤(pán)，同時(shí)使紅色緞帶專由一只托盤(pán)盛放。后一種方法顯得更加正式一些。

紅色地毯，主要用于鋪設(shè)在剪彩者正式剪彩時(shí)的站立之處。其長(zhǎng)度可視剪彩人數(shù)的多寡而定，其寬度則不應(yīng)在一米以下。在剪彩現(xiàn)場(chǎng)鋪設(shè)紅色地毯，主要是為了提升其檔次，并營(yíng)造一種喜慶的氣氛。有時(shí)，亦可不予鋪設(shè)。

(二)商務(wù)剪彩儀式的程序

在組織剪彩儀式時(shí)，是沒(méi)有必要一味地求新、求異、求轟動(dòng)，而脫離了自己的實(shí)際能力。勤儉持家，無(wú)論何時(shí)何地都是商界人士所必須銘記在心的。

從操作的角度來(lái)進(jìn)行探討，目前所通行的剪彩的禮儀主要包括剪彩的準(zhǔn)備、剪彩的人員、剪彩的程序、剪彩的作法等四個(gè)方面的內(nèi)容。以下，就分別擇其要點(diǎn)進(jìn)行介紹。

首先，剪彩的準(zhǔn)備必須一絲不茍。與舉行其他涉及到場(chǎng)地的布置、環(huán)境的衛(wèi)生、燈光與音響的準(zhǔn)備、媒體的邀請(qǐng)、人員的培訓(xùn)，等等。在準(zhǔn)備這些方面時(shí)，必須認(rèn)真細(xì)致，精益求精，這自不待言。

除此之外，尤其對(duì)剪彩儀式上所需使用的某些特殊用具，諸如紅色緞帶、新剪刀、白色薄紗手套、托盤(pán)以及紅色地毯，仔細(xì)地進(jìn)行選擇與準(zhǔn)備。

其次，剪彩的人員必須審慎選定。

在剪彩儀式上，最為活躍的，當(dāng)然是人而不是物。因此，對(duì)剪彩人員必須認(rèn)真人進(jìn)行選擇，并于事先進(jìn)行必要的培訓(xùn)。 除主持人之外，剪彩的人員主要是由剪彩者與助剪者等兩個(gè)主要部分的人員所構(gòu)成的。以下，就分別來(lái)簡(jiǎn)介一下對(duì)于他們主要禮儀性要求。

在剪彩儀式上擔(dān)任剪彩者，是一種很高的榮譽(yù)。剪彩儀式檔次的高低，往往也同剪彩者的身份密切相關(guān)。因此，在選定剪彩的人員時(shí)，最重要的是要把剪彩者選好。

剪彩者，即在剪彩儀式上持剪刀剪彩之人。根據(jù)慣例，剪彩者可以是一個(gè)人，也可以是幾個(gè)人，但是一般不應(yīng)多于五人。通常，剪彩者多由上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、合作伙伴、社會(huì)名流、員工代表或客戶代表所擔(dān)任。

確定剪彩者名單，必須是在剪彩儀式正式舉行之前。名單一經(jīng)確定，即應(yīng)盡早告知對(duì)方，使其有所準(zhǔn)備。在一般情況下，確定剪彩者時(shí)，必須尊重對(duì)方個(gè)人意見(jiàn)，切勿勉強(qiáng)對(duì)方。需要由數(shù)人同時(shí)擔(dān)任剪彩者時(shí)，應(yīng)分別告知每位剪彩者屆時(shí)他將與何人同擔(dān)此任。這樣作，是對(duì)剪彩者的一種尊重。千萬(wàn)不要“臨陣磨槍”，在剪彩開(kāi)始前方才強(qiáng)拉硬拽，臨時(shí)找人湊數(shù)。

必要之時(shí)，可在剪彩儀式舉行前，將剪彩者集中在一起，告之對(duì)方有關(guān)的注意事項(xiàng)，并稍事訓(xùn)練。按照常規(guī)，剪彩者應(yīng)著套裝、套裙或制服，將頭發(fā)梳理整齊。不允許戴帽子，或者戴墨鏡，也不允許其穿著便裝。

若剪彩者僅為一人，則其剪彩時(shí)居中而立即可。若剪彩者不止一人時(shí)，則其同時(shí)上場(chǎng)剪彩時(shí)位次的尊卑就必須予以重視。一般的規(guī)矩是：中間高于兩側(cè)，右側(cè)高于左側(cè)，距離中間站立者愈遠(yuǎn)位次便愈低，即主剪者應(yīng)居于中央的位置。需要說(shuō)明的是，之所以規(guī)定剪彩者的位次“右側(cè)高于左側(cè)”，主要是因?yàn)檫@是一項(xiàng)國(guó)際慣例，剪彩儀式理當(dāng)遵守。其實(shí)，若剪彩儀式并無(wú)外賓參加時(shí)，執(zhí)行我國(guó)“左側(cè)高于右側(cè)”的傳統(tǒng)作法，亦無(wú)不可。

助剪者，指的是剪彩者剪彩的一系列過(guò)程中從旁為其提供幫助的人員。一般而言，助剪者多由東道主一方的女職員擔(dān)任�，F(xiàn)在，人們對(duì)她們的常規(guī)稱呼是禮儀小姐。

具體而言，在剪彩儀式上服務(wù)的禮儀小姐，又可以分為迎賓者、引導(dǎo)者、服務(wù)者、拉彩者、捧花者、托盤(pán)者。迎賓者的任務(wù)，是在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)負(fù)責(zé)迎來(lái)送往。引導(dǎo)者的任務(wù)，是在進(jìn)行剪彩時(shí)負(fù)責(zé)帶領(lǐng)剪彩者登臺(tái)或退場(chǎng)。服務(wù)者的任務(wù)，是為來(lái)賓尤其是剪彩者提供飲料，安排休息之處。拉彩者的任務(wù)，是在剪彩時(shí)展開(kāi)、拉直紅色緞帶。捧花者的任務(wù)則在剪彩時(shí)手托花團(tuán)。托盤(pán)者的任務(wù)，則是為剪彩者提供剪刀、手套等剪彩用品。

在一般情況下，迎賓者與服務(wù)者應(yīng)不止一人。引導(dǎo)者既可以是一個(gè)人，也可以為每位剪彩者各配一名。拉彩者通常應(yīng)為兩人。捧花者的人數(shù)則需要視花團(tuán)的具體數(shù)目而定，一般應(yīng)為一花一人。托盤(pán)者可以為一人，亦可以為每位剪彩者各配一人。有時(shí)，禮儀小姐亦可身兼數(shù)職。

禮儀小姐的基本條件是，相貌較好、身材頎長(zhǎng)、年輕健康、氣質(zhì)高雅、音色甜美、反應(yīng)敏捷、機(jī)智靈活、善于交際。禮儀小姐的最佳妝束應(yīng)為：化淡妝、盤(pán)起頭發(fā)，穿款式、面料、色彩統(tǒng)一的單色旗袍，配肉色連褲絲襪、黑色高跟皮鞋。除戒指、耳環(huán)或耳釘外，不佩戴其他任何首飾。有時(shí)，禮儀小姐身穿深色或單色的套裙亦可。但是，她們的穿著打扮必須盡可能地整齊劃一。必要時(shí)，可向外單位臨時(shí)聘請(qǐng)禮儀小姐。

再次，剪彩的程序必須有條不紊。

在正常情況下，剪彩儀式應(yīng)在行將啟用的建筑、工程或者展銷會(huì)、博覽會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)舉行。正門(mén)外的廣場(chǎng)、正門(mén)內(nèi)的大廳，都是可予優(yōu)先考慮的。在活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，可略作裝飾。在剪彩之處懸掛寫(xiě)有剪彩儀式的具體名稱的大型橫幅，更是必不可少的。

四、商務(wù)簽約禮儀

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期洽談之后，南方某市的一家公司終于同美國(guó)的一家跨國(guó)公司談妥了一筆大生意。雙方在達(dá)成合約之后，決定正式為此而舉行一次簽字儀式。

因?yàn)楫?dāng)時(shí)雙方的洽談在我國(guó)舉行，故此簽字儀式便由中方負(fù)責(zé)。在儀式正式舉行的那一天，讓中方出乎意料的是，美方差一點(diǎn)要在正式簽字之前“臨場(chǎng)變卦”。

原來(lái)，中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國(guó)國(guó)旗時(shí)，誤以中國(guó)的傳統(tǒng)作法“以左為上”代替了目前所通行的國(guó)際慣例“以右為上”，將中方國(guó)旗擺到了簽字桌的右側(cè)，而將美方國(guó)旗擺到簽字桌的左側(cè)。結(jié)果讓美方人員惱火不已，他們甚至因此而拒絕進(jìn)入簽字廳。這場(chǎng)風(fēng)波經(jīng)過(guò)調(diào)解雖然平息了，但它給了人們一個(gè)教訓(xùn)：在商務(wù)交往中，對(duì)于簽約的禮儀不可不知。

簽約，即合同的簽署。它在商務(wù)交往中，被視為一項(xiàng)標(biāo)志著有關(guān)各方的相互關(guān)系取得了更大的進(jìn)展，以及為消除彼此之間的誤會(huì)或抵觸而達(dá)成了一致性見(jiàn)解的重大的成果。因此，它極受商界人士的重視。

在商務(wù)交往的實(shí)踐中，盡管君子協(xié)定、口頭承諾、“說(shuō)話算數(shù)”，在一定程度上有著作用，但是更有效的取信于人、讓交往對(duì)象心安理得的，則是“口說(shuō)無(wú)憑，立此為據(jù)”的文字性合同。

商務(wù)合同，是指有關(guān)各方之間在進(jìn)行某種商務(wù)合作時(shí)，為了確定各自的權(quán)利和義務(wù)，而正式依法訂立的、并且經(jīng)過(guò)公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下，合山又被叫作合約。而在另外一些時(shí)候，人們所說(shuō)的合約則是指條文比較簡(jiǎn)單的合同。在商務(wù)往來(lái)中，帶有先決條件的合同，如等待律師審查、有待正式簽字、需要落實(shí)許可證的合同，又被叫做準(zhǔn)合同。嚴(yán)格地說(shuō)，準(zhǔn)合同是合同的前身，也是最終達(dá)到合同的一個(gè)步驟。

為了省事，在一般場(chǎng)合，商界人士往往將合同、合約與準(zhǔn)合同混為一談，統(tǒng)統(tǒng)把它們都叫做合同。這樣做雖不甚精確，但也有助于大家“刪繁就簡(jiǎn)”，減少麻煩。

根據(jù)儀式禮儀的規(guī)定：對(duì)簽署合同這類稱得上有關(guān)各方的關(guān)系發(fā)展史上“里程碑”式的重大事件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地依照規(guī)范，來(lái)講究禮儀，應(yīng)用禮儀。為鄭重起見(jiàn)，在具體簽署合同之際，往往會(huì)依例舉行一系列的程式化的活動(dòng)，此即所謂簽約的儀式。在具體操作時(shí)，它又分為草擬階段與簽署階段等兩大部分。

在現(xiàn)實(shí)生活中，商界人士所接觸到的商務(wù)合同的種類繁多。常見(jiàn)的就有購(gòu)銷合同、借貸合同、租賃合同、協(xié)作合同、加工合同、基建合同、倉(cāng)保合同、保險(xiǎn)合同、貨運(yùn)合同、責(zé)任合同，等等。以下，先來(lái)介紹一下合同的草擬的正規(guī)作法。

五、商務(wù)交接禮儀

交接

在商務(wù)交往之中，商務(wù)伙伴之間合作的成功，是值得有關(guān)各方慶幸與慶賀的一樁大事。實(shí)事求是地說(shuō)，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境之中、涇渭分明的利益關(guān)系之下以及變幻叵測(cè)的商界風(fēng)云之內(nèi)，商務(wù)伙伴之間的合作的確來(lái)之不易，因此，它備受有關(guān)各方的高度重視。舉行熱烈而隆重的交接儀式，就是在商務(wù)往來(lái)中通常用以慶賀商務(wù)伙伴們彼此之間合作成功的一種常見(jiàn)的活動(dòng)形式。

交接儀式，在商界一般是指施工單位依照合同將已經(jīng)建設(shè)、安裝完成的工程項(xiàng)目或大型設(shè)備，例如廠房、商廈、賓館、辦公樓、機(jī)場(chǎng)、碼口、車(chē)站、或飛機(jī)、輪船、火車(chē)、機(jī)械、物資，等等，經(jīng)驗(yàn)收合格后正式移交給使用單位之時(shí)，所專門(mén)舉行的慶祝典禮。

舉行交接儀式的重要意義在于，它既是商務(wù)伙伴們對(duì)于所進(jìn)行過(guò)的成功合作的慶賀，是對(duì)給予過(guò)自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會(huì)各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時(shí)機(jī)，為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動(dòng)。

交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時(shí)所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個(gè)方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對(duì)其加以介紹。

首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來(lái)賓的邀約、現(xiàn)場(chǎng)的布置、物品的預(yù)備等等。

來(lái)賓的邀請(qǐng)，一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來(lái)賓名單時(shí)，施工、安裝單位亦應(yīng)主動(dòng)征求自己的合作伙伴——接收單位的意見(jiàn)。接收單位對(duì)于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過(guò)于挑剔，不過(guò)可以對(duì)此酌情提出自己的一些合理建議。

在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會(huì)使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時(shí)，必須兼顧場(chǎng)地條件與接待能力，切忌貪多勿得。

從原則上來(lái)講，交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員、上級(jí)主管部門(mén)的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣�府的有關(guān)人員，行業(yè)組織、社會(huì)團(tuán)體的有關(guān)人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。

在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對(duì)于其他所有的人員，均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的書(shū)面邀請(qǐng)，以示對(duì)對(duì)方的尊重之意。

邀請(qǐng)上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)卣�府、行業(yè)組織的有關(guān)人員時(shí)，雖不必勉強(qiáng)對(duì)方，但卻必須努力爭(zhēng)取，并表現(xiàn)得心誠(chéng)意切。因?yàn)槔�用舉行交接儀式這一良機(jī)，使施工、安裝單位、接收單位，與上級(jí)主管部門(mén)、當(dāng)?shù)卣�府、行業(yè)組織進(jìn)行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績(jī)，而且也有助于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實(shí)現(xiàn)相互理解和相互溝通 。

六、商務(wù)慶典禮儀

慶典，是各種慶祝禮儀式的統(tǒng)稱。在商務(wù)活動(dòng)中，商務(wù)人員參加慶祝儀式的機(jī)會(huì)是很多的，既有可能奉命為本單位組織一次慶祝儀式，也有可能應(yīng)邀去出席外單位的某一次慶祝儀式。

就內(nèi)容而論，在商界所舉行的慶祝儀式大致可以分為四類：

第一類，本單位成立周年慶典。通常，它都是逢五、逢十進(jìn)行的。即在本單位成立五周年、十周年以及它們的倍數(shù)時(shí)進(jìn)行。

第二類，本單位榮獲某項(xiàng)榮譽(yù)的慶典。當(dāng)單位本身榮獲了某項(xiàng)榮譽(yù)稱號(hào)、單位的“拳頭產(chǎn)品”在國(guó)內(nèi)外重大展評(píng)中獲獎(jiǎng)之后，這類慶典基本上均會(huì)舉行。

第三，本單位取得重大業(yè)績(jī)的慶典。例如千日無(wú)生產(chǎn)事故、生產(chǎn)某種產(chǎn)品的數(shù)量突破10萬(wàn)臺(tái)、經(jīng)銷某種商品的光彩售額達(dá)到1億元等等，這些來(lái)之不易的成績(jī)，往往都是要慶祝的。

第四類，本單位取得顯著發(fā)展的慶典。當(dāng)本單位建立集團(tuán)、確定新的合作伙伴、兼并其他單位、分公司或連鎖店不斷發(fā)展時(shí)，自然都值得慶祝一番。

就形式而論，商界各單位所舉行的各類慶祝儀式，都有一個(gè)最大的特色，那就是要?jiǎng)?wù)實(shí)而不務(wù)虛。若能由此而增強(qiáng)本單位全體員工的凝聚力與榮譽(yù)感，并且使社會(huì)各界對(duì)本單位重新認(rèn)識(shí)、刮目相看，那么大張旗鼓地舉行慶典，多進(jìn)行一些人、財(cái)、物的投入，任何理智、精明的商家，都會(huì)對(duì)此在所不惜。所之，若是對(duì)于宣傳本單位的新形象、增強(qiáng)本單位全體員工的自豪感無(wú)所作為，那么舉行一次慶典即使花不了幾個(gè)錢(qián)，也沒(méi)有必要好大喜功、非要去搞它不可。

對(duì)商界人士業(yè)講，組織慶典與參加慶典時(shí)，往往會(huì)各有多方面的不同要求。慶典的禮儀，即有關(guān)慶典的禮儀規(guī)范，就是由組織慶典的禮儀與參加慶典的禮儀等兩項(xiàng)基本內(nèi)容所組成的。以下，對(duì)其分別予以介紹。

組織籌備一次慶典，如同進(jìn)行生產(chǎn)和銷售一樣，先要對(duì)它作出一個(gè)總體的計(jì)劃。商務(wù)人員如果受命完成這一任務(wù)，需要記住兩大要點(diǎn)：其一，要體現(xiàn)出慶典的特色。其二，要安排好慶典的具體內(nèi)容。

毋庸多言，慶典既然是慶�；顒�(dòng)的一種形式，那么它就應(yīng)當(dāng)以慶祝為中心，把每一項(xiàng)具體活動(dòng)都盡可能組織熱烈、歡快而隆重。不論是舉行慶典的具體場(chǎng)合、慶典進(jìn)行過(guò)程中的某個(gè)具體場(chǎng)面，還是全體出席者的情緒、表現(xiàn)，都要體現(xiàn)出紅火、熱鬧、歡愉、喜悅的氣氛。惟獨(dú)如此，慶典的宗旨——塑造本單位的形象，顯示本單位的實(shí)力，擴(kuò)大本單位的影響，才能夠真正地得以貫徹落實(shí)。

慶典所具有的熱烈、歡快、隆重的特色，應(yīng)當(dāng)在其具體內(nèi)容的安排上，得到全面的體現(xiàn)。

七、海外商務(wù)禮儀

隨著國(guó)際商務(wù)交往的日益頻繁，許多白領(lǐng)一族開(kāi)始轉(zhuǎn)變成經(jīng)常飛來(lái)飛去的“國(guó)際人”，與世界各地的商務(wù)人士交往，你需要充分了解各國(guó)的商務(wù)禮儀，這會(huì)對(duì)你的商務(wù)工作提供很大的幫助。

匈牙利

匈牙利居民大半是馬扎爾人，具有東方人豪放的性格。商人大多都非常重視商業(yè)道德。到匈牙利進(jìn)行商務(wù)活動(dòng)，最好穿深色保守式樣西裝。拜訪政府部門(mén)或大公司，絕對(duì)需要提前定時(shí)間。匈牙利和其他東歐國(guó)家一樣，在商務(wù)談判時(shí)，喜歡討價(jià)還價(jià)，一般情況下都要打折扣才行。

最佳。該國(guó)貨幣為福林，禁止出入境，外幣入境不限，但需嚴(yán)格申報(bào)數(shù)額。官方不鼓勵(lì)給小費(fèi)，但私下仍受歡迎。近日美元與福林的比價(jià)約為1∶240。

泰國(guó)

訪問(wèn)泰國(guó)各級(jí)政府機(jī)構(gòu)宜穿西裝，但商人見(jiàn)面時(shí)穿講究一點(diǎn)的T恤衫、系領(lǐng)帶即可。拜訪大公司或政府部門(mén)必須提前預(yù)訂時(shí)間，并持有用英文、泰文和中文對(duì)照的名片，當(dāng)?shù)貎商旒纯捎『谩Ｌ﹪?guó)進(jìn)出口商以華人為主，目前泰商也日漸增多，但大多數(shù)是做政府生意。如果需要在曼谷市內(nèi)四處談生意，最好包一輛計(jì)程車(chē)，這樣會(huì)既方便又省錢(qián)。

瑞士

瑞士位于中歐南部，面積約4萬(wàn)多平方公里，人口近700萬(wàn)，德語(yǔ)、法語(yǔ)和意大利語(yǔ)均為官方語(yǔ)言。按照瑞士的商務(wù)禮俗，平時(shí)適合穿三件套的西裝，拜訪各大公司或政府機(jī)構(gòu)，必須先預(yù)訂好時(shí)間，并且記住一定守時(shí)。一般公司或政府機(jī)構(gòu)主管人員在早晨7點(diǎn)～8點(diǎn)上班。

瑞士人作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)、保守并講究信譽(yù)，但有時(shí)也帶有頑固的一面，與他們洽談業(yè)務(wù)，必須要有耐心。一旦對(duì)方?jīng)Q定購(gòu)買(mǎi)你的產(chǎn)品，幾乎就會(huì)無(wú)限期地一直買(mǎi)下去。相反，如果對(duì)方流露出了“不”字，你也就沒(méi)有必要繼續(xù)努力了，因?yàn)樗麄兒苌佥p易改變主意。

遵守契約，誠(chéng)實(shí)不阿，瑞士人堪稱楷模。瑞士的大公司多半設(shè)在蘇黎世，它是全國(guó)最大城市，也是工商業(yè)、金融、文化和陸空交通樞紐。瑞士銀行業(yè)非常發(fā)達(dá)，全國(guó)共有大大小小銀行5000多家，其中有五分之三的總部設(shè)在蘇黎世。

3常用軟件

數(shù)據(jù)處理軟件Excel2000、文稿演示軟件PowerPoint200、網(wǎng)頁(yè)制作軟件FrontPage2000，以及反病毒軟件KILL98forWindoWs95/98單機(jī)版和壓縮工具軟件WinZip8.1等常用軟件。

以上是對(duì)涉外秘書(shū)資格要求與須知的介紹，想要了解更多關(guān)于秘書(shū)資格或者其他教育培訓(xùn)相關(guān)方面的信息請(qǐng)關(guān)注唯學(xué)網(wǎng)。